Nach dem Bundesurlaubsgesetz haben Arbeitnehmer in Deutschland einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Vor der Inanspruchnahme des Urlaubs sind sie verpflichtet, einen entsprechenden Antrag bei ihrem Vorgesetzten zu stellen und auf dessen Genehmigung zu warten. Die Antragstellung kann entweder mündlich oder mit Hilfe eines von den jeweiligen Unternehmen entworfenen Formulars erfolgen.
Wie wird ein Urlaubsantrag gestellt?
Einen Urlaubsantrag zu verfassen, muss nicht kompliziert sein. Ob in einer E-Mail, einem Papierformular oder einem anderen schriftlichen Dokument – solange die folgenden Informationen enthalten sind, können Sie loslegen:
- Name des Angestellten
- evt. Personalnummer und Abteilung
- Zeitraum und Anzahl der Urlaubstage
- Datum und Unterschrift des Antragstellers
Ein Urlaubsantrag kann jedoch auch mündlich oder in einem persönlichen Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten gestellt werden. Um für Transparenz und Ordnung am Arbeitsplatz zu sorgen, sollten Arbeitgeber darauf achten, neue Mitarbeiter darüber zu informieren, wie Urlaubsanträge in ihrem Unternehmen bearbeitet werden, und ihnen alle einschlägigen Unterlagen zur Verfügung stellen.
Fristen für den Urlaubsantrag
Welche Fristen sind bei der Beantragung von Urlaub in unserem Unternehmen zu beachten?
Wie viel Zeit sollte für die Beantragung von Urlaub eingeplant werden?
Obwohl das Arbeitsgesetzbuch nicht vorschreibt, wie lange vor einer Beurlaubung Bescheid gegeben werden muss, ist es ratsam, den Arbeitgeber so früh wie möglich zu informieren. Technisch gesehen kann man zwar auch kurzfristig Urlaub beantragen, doch sollte man seine Absichten im Voraus deutlich machen, indem man sich ausreichend Bedenkzeit einräumt und eine Personalvertretung plant. Dies kann oft durch einen individuellen Arbeitsvertrag oder einen Tarifvertrag mit dem betreffenden Unternehmen geregelt werden. Mit zunehmender Größe der Abteilungen wächst auch der Koordinierungs- und Vorlaufzeitbedarf für längere Urlaube. Überraschenderweise sind jedoch einzelne Urlaubstage im Allgemeinen kein Problem. Manche Arbeitgeber verlangen von ihren Mitarbeitern, dass sie den Großteil ihres Jahresurlaubs bereits im Dezember einreichen – Monate bevor er überhaupt benötigt wird! Im Gegensatz dazu bieten einige Abteilungen viel mehr Flexibilität; wenn alle Aufgaben rechtzeitig erledigt wurden, können die Mitarbeiter bei Bedarf kurzfristig Urlaub nehmen.
Wie lange vor dem Urlaub sollte die Genehmigung beantragt werden?
Die Arbeitgeber müssen Urlaubsanträge unverzüglich bearbeiten, wobei die Reaktionszeit je nach Situation unterschiedlich lang ist.
Mündlicher Urlaubsantrag
Gemäß § 147 des deutschen Bürgerlichen Gesetzbuchs muss Ihr Vorgesetzter einen mündlichen Urlaubsantrag entweder sofort genehmigen oder ablehnen. Wenn jedoch nur wenige Urlaubstage beantragt werden, ist dieses Verfahren zulässig. Ihr Vorgesetzter kann Ihnen auch einen genauen Termin für die Entscheidung über Ihren Antrag nennen oder Sie bitten, ihn stattdessen schriftlich einzureichen. Wird der Antrag mündlich genehmigt, sollten sich beide Parteien das Einverständnis schriftlich bestätigen lassen, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Unterlagen später aufzubewahren.
Schriftlicher Urlaubsantrag
Urlaubsanträge sollten am besten schriftlich eingereicht werden, und die Arbeitgeber müssen innerhalb eines angemessenen Zeitraums auf diese Anträge reagieren. Diese beträgt in der Regel 7-10 Tage; es kann jedoch vorkommen, dass aufgrund einer großen Anzahl ähnlicher Anträge, die gleichzeitig koordiniert werden müssen, bis zu zwei Wochen benötigt werden.
Wann gilt ein Urlaubsantrag als genehmigt?
Urlaubsanträge werden nur genehmigt, wenn der Arbeitgeber dies mündlich oder schriftlich mitteilt. Es gibt keine Vorschrift, die besagt, dass eine Frist eingehalten werden muss; solange Sie also keine Antwort erhalten, sollten Sie davon ausgehen, dass Ihr Antrag abgelehnt wurde. Daher sollten die Arbeitnehmer stets wachsam bleiben und sich auf eine Ablehnung ihres Urlaubsantrags einstellen, sofern das Unternehmen nichts anderes mitgeteilt hat.
Darf ein Urlaubsantrag zurückgezogen werden?
Aus Gründen der Vorhersehbarkeit kann ein einmal genehmigter Urlaubsantrag von keiner Seite mehr zurückgenommen werden. Die Arbeitnehmer sind an ihren Antrag gebunden, sobald sie ihn eingereicht haben, und können ihn nicht mehr zurücknehmen, auch wenn die Bestätigung noch aussteht. Daher müssen genehmigte Urlaubstage auch eingehalten werden – unabhängig von allen Änderungen, die seit der Antragstellung eingetreten sind.
Angenommen, ein Mitarbeiter kann seine zuvor genehmigte Reise aufgrund von Umständen, die sich seiner Kontrolle entziehen, wie z. B. die aktuelle COVID-19-Pandemie, nicht antreten. Ob es sich nun um eine Quarantäne in der Familie oder um Reisebeschränkungen im Zielland handelt, dies gibt ihm nicht die Erlaubnis, einen Urlaubsantrag zu widerrufen; er muss seinen Urlaub trotzdem antreten.
Andererseits darf der Arbeitgeber seine Urlaubsgenehmigung nicht widerrufen, wenn ein zusätzlicher Auftrag bearbeitet werden muss oder Kollegen erkranken. Dies könnte nur in extremen Fällen in Frage kommen – etwa wenn der Ausfall einer ganzen Abteilung durch Krankheit droht und der Betrieb entsprechend gestört wird -, würde aber eine immense Rechtfertigung seitens des Arbeitgebers erfordern. Es ist wichtig, dass die Unternehmen die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf die Freistellung anerkennen und sicherstellen, dass sie respektiert werden.
Selbstverständlich können Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen genehmigten Urlaub gegenseitig widerrufen, wenn sie dies wünschen.
Kann ein Urlaubsantrag abgelehnt werden?
Nach § 7 Abs. 1 BUrlG muss der Arbeitgeber die Urlaubswünsche seiner Arbeitnehmer berücksichtigen. Sie dürfen Urlaubsanträge jedoch nur ablehnen, wenn triftige Gründe vorliegen, wie z. B.:
- Manchmal erfordern betriebliche Prioritäten dies, z. B. wenn in der arbeitsreichsten Zeit des Jahres oder bei Krankheit die Hilfe aller Mitarbeiter benötigt wird. In diesen Fällen kann es sogar notwendig sein, den Urlaub ganz zu verbieten.
- Wenn andere Kollegen aus sozialen Gründen Vorrang haben, z. B. weil sie wegen ihrer Kinder in den Schulferien Urlaub nehmen, weil sie länger im Unternehmen sind als andere oder weil sie aufgrund ihres Alters mehr Ruhe brauchen, dann sollten sie bevorzugt werden.
Was kann man tun, wenn ein Urlaubsantrag abgelehnt wird?
Letzten Endes ist Kommunikation der Schlüssel, und beide Seiten sollten sich um eine gemeinsame Lösung bemühen. Es ist jedoch wichtig, dass Arbeitnehmer nicht eigenmächtig einen nicht genehmigten Urlaub nehmen, da dies zu einer Kündigung oder zu disziplinarischen Maßnahmen führen kann. Sich krank zu melden, um einen nicht genehmigten Urlaub zu überbrücken, ist ebenfalls nicht ratsam. Zwar kann Ihr Arbeitgeber Sie nicht entlassen, wenn Sie sich krankschreiben lassen, aber das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten könnte danach irreparabel geschädigt sein.
Lehnt der Arbeitgeber einen berechtigten Urlaubsantrag ungerechtfertigt ab, können Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht klagen. Bei dringendem Bedarf – etwa wenn eine Reise gebucht wurde – kann der Urlaubsanspruch sogar per einstweiliger Verfügung durchgesetzt werden.
Quellen
https://www.igmetall.de/service/ratgeber/die-wichtigsten-fragen-und-antworten-zum-urlaubsantrag
https://www.formblitz.de/ratgeber/arbeitsrecht/urlaubsantrag-das-muessen-sie-beachten/
